Datenschutzerklärung

1. Einleitung und Geltungsbereich

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten hat für die Andrade Finance GmbH (nachfolgend «Andrade», «wir» oder «uns») höchste Priorität. Diese Datenschutzerklärung informiert Sie umfassend darüber, welche Personendaten wir erheben, zu welchen Zwecken wir sie bearbeiten und welche Rechte Ihnen zustehen.

Diese Erklärung gilt für:

• alle unsere Dienstleistungen (Versicherungsvermittlung, Honorarberatung, Treuhand, Steuererklärungen)
• die Nutzung unserer Website
• sämtliche Kommunikationskanäle (E-Mail, Telefon, Briefpost, WhatsApp)

Massgebendes Recht ist das Schweizer Datenschutzgesetz (DSG). Soweit wir Dienstleistungen für Personen mit Wohnsitz im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) erbringen, gilt zusätzlich die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) 2016/679. Aktuell betreuen wir keine Kundinnen und Kunden mit regelmässigem Wohnsitz im EWR. Sollte sich dies ändern, prüfen wir insbesondere die Pflicht zur Benennung einer Vertretung in der EU nach Art. 27 DSGVO.

2. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenbearbeitung ist:

Andrade Finance GmbH
Birmensdorferstrasse 55, 8004 Zürich
E-Mail: [email protected]
Telefon: 043 811 52 80

Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte direkt an die oben genannte Adresse.

3. Welche Daten wir bearbeiten

Wir bearbeiten Personendaten, die wir im Rahmen der Geschäftsbeziehung von Ihnen direkt erhalten, die uns von Dritten übermittelt werden (z.B. Versicherungsgesellschaften, Arbeitgeber, Behörden) oder die im Rahmen der Nutzung unserer Website anfallen.

3.1 Stamm- und Kontaktdaten

Name, Vorname, Adresse, Geburtsdatum, Zivilstand, Nationalität, Telefonnummer, E-Mail-Adresse.

3.2 Identifikationsdaten

AHV-Nummer (soweit gesetzlich vorgeschrieben oder für Treuhand- und Steuerdienstleistungen erforderlich), Ausweiskopien. Die AHV-Nummer wird ausschliesslich für den jeweiligen Zweck verwendet (z.B. Steuererklärung, Vorsorgeformulare) und im digitalen Kundendossier für die Dauer des Mandats gespeichert (vgl. Ziffer 11).

3.3 Finanz- und Vermögensdaten

Einkommens- und Vermögensverhältnisse, Bankverbindungen, Steuerdaten, Vorsorgesituation (Säule 2 und 3a).

3.4 Versicherungsdaten

Bestehende Versicherungsverträge, Schadenshistorie, Risikoangaben.

3.5 Besondere Kategorien von Personendaten

Im Rahmen der Versicherungsvermittlung (insbesondere Kranken-, Lebens- oder Invaliditätsversicherungen) können Gesundheitsdaten anfallen. Diese werden ausschliesslich mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung und nur im notwendigen Umfang bearbeitet.

3.6 Technische Daten (Website)

IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, Browsertyp, Betriebssystem, Referrer-URL. Diese Daten werden automatisch beim Besuch unserer Website erhoben.

4. Zwecke und Grundsätze der Datenbearbeitung

Nach Schweizer Datenschutzrecht ist die Bearbeitung von Personendaten grundsätzlich zulässig, sofern sie nach Treu und Glauben, verhältnismässig und zweckgebunden erfolgt und die Persönlichkeit der betroffenen Person nicht widerrechtlich verletzt (Art. 6 und Art. 30 DSG). Wo im Einzelfall eine Persönlichkeitsverletzung in Betracht fällt, stützen wir uns auf einen Rechtfertigungsgrund nach Art. 31 DSG — namentlich Ihre Einwilligung, ein überwiegendes privates oder öffentliches Interesse (z.B. die unmittelbare Vertragsabwicklung) oder eine gesetzliche Grundlage.

Für Kundinnen und Kunden mit Wohnsitz im EWR gilt ergänzend die DSGVO. In diesem Fall stützen wir uns für jede Bearbeitung auf eine der in Art. 6 DSGVO genannten Rechtsgrundlagen (Vertragserfüllung, gesetzliche Pflicht, berechtigtes Interesse oder Einwilligung).

Wir bearbeiten Ihre Personendaten für folgende Zwecke:

• Erbringung von Versicherungsvermittlung und Beratung — im unmittelbaren Zusammenhang mit der Vertragsabwicklung
• Treuhand und Steuererklärungen — Vertragserfüllung
• Erfüllung gesetzlicher Pflichten (GwG, VVG, FINMA) — gesetzliche Pflicht
• Kundenkommunikation und Support (inkl. WhatsApp) — Vertragserfüllung / berechtigtes Interesse
• Direktmarketing und Newsletter — nur mit Ihrer Einwilligung, jederzeit widerrufbar
• Betrugsprävention und Sicherheit — berechtigtes Interesse
• Verbesserung unserer Dienstleistungen — berechtigtes Interesse

5. Weitergabe von Daten an Dritte

• Wir geben Ihre Personendaten nur weiter, wenn:
• Sie ausdrücklich eingewilligt haben
• die Weitergabe zur Vertragserfüllung erforderlich ist (z.B. an Versicherungsgesellschaften, Ausgleichskassen, Steuerbehörden)
• eine gesetzliche oder regulatorische Verpflichtung besteht (z.B. GwG, FINMA-Meldepflichten)
• ein berechtigtes Interesse besteht und Ihre Interessen nicht überwiegen

Empfänger können sein: Versicherungsgesellschaften, Vorsorgeeinrichtungen, Steuerbehörden, Ausgleichskassen sowie externe IT-Dienstleister (unter Auftragsverarbeitungsvertrag). Unsere Mitarbeitenden haben nur im Rahmen ihrer Aufgaben Zugriff auf Personendaten und sind vertraglich zur Vertraulichkeit verpflichtet.

Alle Drittempfänger sind vertraglich zur Einhaltung des Datenschutzes und zur Vertraulichkeit verpflichtet.

6. Auftragsdatenverarbeitung

Wir setzen externe Dienstleister ein (z.B. Cloud-Anbieter, Website-Plattform, IT-Support, Buchhaltungssoftware), die in unserem Auftrag Personendaten verarbeiten. Mit diesen Dienstleistern schliessen wir Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) ab, die sicherstellen, dass Ihre Daten nur nach unseren Weisungen und gemäss den anwendbaren Datenschutzgesetzen bearbeitet werden.

7. Drittlandtransfers

Wir setzen folgende Dienste ein, bei denen Personendaten in die USA oder andere Drittländer ausserhalb der Schweiz und des EWR übermittelt werden können:

Jeweils genannt: Dienstleister, Zweck und Schutzgarantie

• Microsoft 365:  E-Mail, Dokumente, Kommunikation, EU-Standardvertragsklauseln (SCC) + AVV
• Notion: Kundendatenbank (CRM), Projektmanagement, interne Dokumentation, EU-Standardvertragsklauseln (SCC) + AVV — schriftlich von Notion bestätigt
• Durable (Durable Technologies Inc., USA): Website-Hosting, Kontaktformular (nur Name, Vorname, E-Mail, Telefon, freiw. Bemerkung)
  Schriftliche DPA-/SCC vorhanden
• Meta / WhatsApp Ireland Limited: Kundenkommunikation über WhatsApp, EU-Standardvertragsklauseln gemäss Meta-Datenverarbeitungsbedingungen
   
  Die Datenübermittlung in Drittländer erfolgt auf Basis der EU-Standardvertragsklauseln (SCC) gemäss Art. 46 DSGVO bzw. der entsprechenden Garantien nach Schweizer DSG. Auf Anfrage erhalten Sie weitere Informationen zu den angewandten Schutzgarantien.

8. Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI)

Andrade nutzt moderne KI-Technologien zur Prozessoptimierung (z.B. Analyse von Versicherungspolicen, Auswertung von Unterlagen, Korrespondenz). Dabei gelten folgende Grundsätze:

• Keine unverschlüsselte Weitergabe von Personendaten an öffentlich zugängliche KI-Systeme
• Anonymisierung oder Pseudonymisierung von Daten vor KI-Verarbeitung soweit möglich
• Keine automatisierten Einzelentscheidungen mit rechtlicher Wirkung ohne menschliche Überprüfung
• Berufsgeheimnis und Vertraulichkeit bleiben jederzeit gewahrt

9. Cookies und Website-Tracking

Unsere Website verwendet Cookies und ähnliche Technologien.

Technisch notwendige Cookies

Werden ohne Einwilligung gesetzt und sind für den Betrieb der Website erforderlich (z.B. Session-Management, Sicherheit).

Analyse- und Marketing-Cookies

Aktuell verwenden wir keine Analyse- oder Marketing-Tools. Sobald solche Dienste eingeführt werden (z.B. Google Analytics, Newsletter-Tracking), werden wir diese Erklärung aktualisieren und Sie über unseren Cookie-Banner um Ihre Einwilligung bitten. Sie können Cookies in Ihrem Browser jederzeit deaktivieren oder löschen. Beachten Sie, dass dies die Funktionalität der Website einschränken kann.

9a. Kontaktformular

Unser Kontaktformular wird über die Website-Plattform Durable (Durable Technologies Inc., USA) betrieben. Wir erheben dabei ausschliesslich Name, Vorname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer sowie eine freiwillige Bemerkung. Ihre Angaben werden über diese Plattform verarbeitet und uns per E-Mail-Benachrichtigung zugestellt. Die Datenübermittlung an Durable erfolgt im Rahmen der unter Ziffer 7 genannten Drittlandtransfers.

Die Datenbearbeitung erfolgt auf Basis Ihrer Einwilligung: Vor dem Absenden bestätigen Sie aktiv per Ankreuzfeld, dass Sie unsere AGB und diese Datenschutzerklärung zur Kenntnis genommen haben, sowie auf Basis unseres berechtigten Interesses an der Beantwortung von Kundenanfragen. Über die genannten Empfänger hinaus werden Ihre Daten nicht an weitere Dritte weitergegeben. Nach abschliessender Bearbeitung Ihrer Anfrage werden die Daten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen oder eine Geschäftsbeziehung entsteht.

9b. Kommunikation über WhatsApp

Wir kommunizieren mit unseren Kundinnen und Kunden auch über den Messenger-Dienst WhatsApp. WhatsApp wird von der WhatsApp Ireland Limited sowie weiteren Meta-Konzerngesellschaften in den USA betrieben; Ihre Nachrichten und die damit verbundenen Metadaten (z.B. Telefonnummer, Zeitpunkt der Kommunikation) können daher auf Servern in Irland und den USA verarbeitet werden.

Nachrichteninhalte sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Verbindungsdaten (wer mit wem wann kommuniziert hat) werden jedoch von Meta verarbeitet und unterliegen den Datenschutzbestimmungen von WhatsApp. Die Datenübermittlung stützt sich auf die EU-Standardvertragsklauseln gemäss den Meta-Datenverarbeitungsbedingungen.

Die Nutzung von WhatsApp als Kommunikationskanal erfolgt auf Basis Ihrer Einwilligung, indem Sie uns über diesen Kanal kontaktieren oder unserer Kontaktaufnahme darüber zustimmen. Wir empfehlen, keine hochsensiblen Dokumente (z.B. Ausweiskopien, detaillierte Finanzunterlagen) über WhatsApp zu versenden; für solche Unterlagen stehen Ihnen unsere gesicherten Kanäle (E-Mail, persönliche Übergabe) zur Verfügung.

10. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen (TOM), um Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Missbrauch zu schützen:

• Verschlüsselung der Datenübertragung (SSL/TLS)
• Rollenbasierte Zugriffskontrollen: Nur berechtigte Mitarbeitende haben Zugriff auf Personendaten, ausschliesslich im Umfang ihrer Aufgaben
• Vertraulichkeitsverpflichtung aller Mitarbeitenden (vertraglich geregelt)
• Regelmässige Sicherheitsüberprüfungen unserer Systeme
• Nutzung zertifizierter Cloud-Dienste mit anerkannten Sicherheitsstandards (ISO 27001 oder vergleichbar)

11. Aufbewahrungsfristen

Wir speichern Personendaten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist:

Datenkategorie und Aufbewahrungsfrist

• Geschäftliche Korrespondenz und Verträge: 10 Jahre (OR Art. 958f)
• Steuerunterlagen: 10 Jahre
• AHV-relevante Unterlagen: 5–10 Jahre je nach Dokumenttyp
• Versicherungsunterlagen: Dauer des Mandats + 10 Jahre
• WhatsApp-Kommunikation: Dauer des Mandats, danach Löschung soweit keine Aufbewahrungspflicht besteht
• Website-Logs (technische Daten): 90 Tage

Nach Ablauf der jeweiligen Frist werden Daten sicher gelöscht oder anonymisiert.

12. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben folgende Rechte bezüglich Ihrer Personendaten:

Auskunftsrecht – Sie können erfahren, ob und welche Daten wir über Sie bearbeiten

• Recht auf Berichtigung – Unrichtige Daten können korrigiert werden
• Recht auf Löschung – Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie die Löschung verlangen
• Recht auf Einschränkung – Sie können die Bearbeitung unter bestimmten Umständen einschränken lassen
• Widerspruchsrecht – Sie können der Bearbeitung auf Basis berechtigter Interessen widersprechen
• Datenportabilität – Sie können Ihre Daten in einem gängigen Format erhalten
• Widerruf der Einwilligung – Einwilligungen können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an: [email protected]

13. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde Beschwerde einzureichen:

Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter (EDÖB)

www.edoeb.admin.ch

Bei EU-Bezug steht Ihnen zusätzlich die Datenschutzbehörde Ihres Wohnsitzlandes zur Verfügung.

14. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit zu aktualisieren. Die jeweils aktuelle Version ist auf unserer Website abrufbar. Bei wesentlichen Änderungen werden Sie von uns gesondert informiert.

Stand: Juli 2026